O gerenciamento de estoques é fundamental para qualquer operação que deseje melhores resultados. Estoque é recurso.
Muitos empresários e empresárias priorizam seus esforços e os esforços do seu time às vendas e ao faturamento do negócio. Por conta disso, acabam esquecendo um dos principais fatores para que um negócio seja rentável e ofereça produtos de qualidade aos seus clientes, o gerenciamento do estoque. Não executar uma boa gestão de estoque influencia diretamente nos resultados do negócio, comprometendo a qualidade do produto final, gerando perdas que poderiam ser evitadas, e até mesmo, correndo riscos de desaparecimento e furto de produtos. Neste material vamos apresentar 5 conceitos fundamentais para um bom gerenciamento de estoques.
1. Conheça seu estoque
Um bom gerenciamento de estoques é fruto de tomadas de decisão assertivas. E para tomar as decisões corretas, é necessário conhecer as características do negócio e as variáveis do seu estoque. A função do estoque é estabelecer um fluxo de materiais ou produtos mais eficiente, para que a operação atenda às demandas de produção e de seus clientes. Não é somente um espaço físico que armazena materiais, é um investimento, precisa ser assertivo e não gerar custos desnecessários ao negócio. Portanto, um bom gerenciamento de estoques exige conhecimento sobre o macroprocesso da empresa, para identificar as demandas e os tempos de processos, variáveis importantíssimas na decisão de como posicionar o estoque perante a operação e minimizar os riscos e custos da estocagem.
Em diferentes negócios, os estoques podem apresentar diferentes comportamentos frente ao atendimento da demanda dos clientes ou da demanda para produção. Por isso, é de extrema importância ter conhecimento do posicionamento do estoque em todo o macroprocesso da operação em questão. Para identificar o melhor posicionamento é necessário entender variáveis de logística e de produção da operação. Dentro de um estoques os produtos podem ser armazenados em três diferentes etapas de seu processamento: matéria-prima, semi-acabado e acabado. O posicionamento do estoque irá auxiliar na identificação do nível de estoque mais assertivo para cada um destes tipos de produto.
A primeira variável que precisa ser conhecida é tempo de processo (tempo de aquisição da matéria prima até entrega do produto ao cliente). Este tempo de processo é dividido em três partes, o tempo de comprar, o tempo de fazer e o tempo de entregar, como demonstra a imagem abaixo.
O tempo do cliente corresponde ao tempo que os consumidores estão dispostos a aguardar para obter o produto em suas mãos, ou seja, se trata de uma estimativa e varia para cada segmento de mercado. A relação entre o tempo do cliente e o tempo de processo é o que indicará o melhor posicionamento para o funcionamento do estoque.
Alguns dos posicionamentos de estoques são os seguintes:
a) Make-to-stock (Produzir para estocar)
Quando o tempo do cliente for inferior ao tempo de entregar+tempo de fazer será necessário projetar a demanda e produzir o produto final antes do consumidor realizar o pedido. Ou seja, níveis de estoque dos produtos acabados serão mais elevados. Este posicionamento de estoque se aplica à segmentos em que o cliente, ou acha o que está buscando ou opta por um concorrente/similar rapidamente, por exemplo, varejo de moda.
b) Make-to-order (Produzir para encomendar)
Quando o tempo do cliente for superior ao tempor de entregar+tempo de fazer não será necessário estocar tantos produtos acabados. Portanto, os níveis de estoque das matérias-primas serão maiores. Este posicionamento geralmente é empregado em restaurantes e food service em geral, onde os clientes realizam um pedido e aguardam seus prator serem prontos e entregues.
c) Make-to-assemble (Produzir para montar)
Quando o tempo do cliente está entre o tempo de entregar e o tempor de entregar+tempo de fazer será necessário estocar produtos semi-acabados, para melhorar a eficiência do processo de produção e entrega no momento em que o cliente realizar o pedido. Este posicionamente é aplicado em alguns restaurantes em receitas que necessitam produtos pré-prontos, e também em segmentos que contam com grande personalização do produto final, que acabam produzindo peças e montando o produto a partir do pedido do cliente.
Estes posicionamentos de estoque são os básicos, para processos mais complexos, serão necessários posicionamentos mais complexos. Basta entender as variáveis que afetam o estoque e o atendimento às demandas para tomar a melhor decisão para o negócio.
2. Priorize os produtos certos
Após identificar o melhor posicionamento do estoque é necessário entender e classificar os produtos que são armazenados, de forma a estabelecer prioridades. Esta priorização irá auxiliar de grande forma a estrutura do estoque, recursos financeiros podem ser remanejados com base no valor agregado dos produtos que estão no estoque, direcionando-os a manutenção dos materiais e produtos essenciais ao negócio.
Para organizar a priorização dos produtos a ferramenta mais utilizada é a Curva ABC. A Curva ABC fruto é da lei de Pareto (Regra 80/20), e afirma que 20% dos produtos são responsáveis por 80% do valor do estoque.
Os produtos são divididos nas três seguintes classes:
a) Classe A
São os 20% responsáveis por 80% do valor do estoque. São os produtos de maior prioridade.
b) Classe B
São 30% dos produtos responsáveis por, aproximadamente, 15% do valor do estoque. São os produtos de prioridade intermediária.
c) Classe C
São 50% dos produtos que representam apenas 5% do valor do estoque. São os produtos de menor prioridade.
A partir da classificação dos produtos as decisões podem ser tomadas. Os recursos de manutenção de estoque podem ser remanejados de acordo com a prioridade dos produtos estabelecendo padrões de qualidade e medidas de segurança mais elevadas para os produtos de mais prioridade.
3. Volume de ressuprimento
A aquisição de produtos para ressuprimento dos níveis de estoque envolve uma série de custos. Por conta disso, um dúvida constante dos empresários e empresárias é: ‘’Quanto devo pedir?”.
Os custos envolvidos na aquisição e armazenagem destes materiais são os sequintes:
a) Custo de colocação de pedido
Custos que envolvem, desde a colocação do pedido à arranjo para a entrega do material solicitado.
b) Custo de descontos de preços
Na compra de volumes menores, geralmente, algum desconto é perdido por parte do comprador.
c) Custos de falta de estoque
Custos das medidas caso o estoque acabe.
d) Custos de capital de giro
Recurso aportado pelo empresário entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento dos consumidores.
e) Custos de armazenagem
Custos relacionados à manutenção do espaço físico de estoque.
f) Custos de obsolescência
Custo para o caso de materiais se tornarem obsoletos no estoque.
g) Custos de ineficiência de produção
Custo para o caso de possíveis problemas na produção.
Estes são os custos são avaliados no momento de definir o volume de ressuprimento, todos variam a depender deste volume. Cada negócio e segmento de mercado será orientado de uma forma. Para operações com custo de armazenagem baixo e custo de pedido alto, é comum realizar grandes pedidos em intervalos grande de tempo. Já para o inverso, é mais comum realizar pequenos pedidos em intervalos de tempo menores.
A fim de encontrar o ponto ótimo de minimização de custos, surge o conceito do Lote Econômico de Compra (LEC). O LEC leva em consideração as variáveis envolvidas em todo o processo de aquisição e armazenagem, e através de cálculos diferenciais, resulta no ponto ótimo de volume de compra.
A metodologia do LEC se baseia em algumas premissas, que em alguns casos podem ser questionadas. Por exemplo, leva em consideração uma demanda constante ao longo de um período de tempo, o que se afasta bastante da realidade em alguns segmentos de mercado mais voláteis. Além disso, alguns dos custos envolvidos nos cálculos são resultados de estimativas, como o custo de colocação de pedido. Porém, ainda com algumas brechas, o LEC fornece uma informação essencial para a execução de uma boa gestão de estoques.
4. Momento de ressuprimento
Além de saber o volume de ressuprimento, é de igual importância ter noção do momento em que o pedido deve ser realizado. O reabastecimento do estoque é um processo fundamental em qualquer operação, sem um estoque abastecido não há produção nem vendas. O que torna o momento de reabastecimento uma decisão de peso enorme nos resultados da operação.
Em um cenário ideal, onde a demanda é constante e o lead time (tempo de espera) de pedido é zero, o momento para se realizar o pedido de ressuprimento seria quando o estoque for igual a zero. Porém, é somente um cenário ideal, na realidade, existem lead times grandes e as demandas não são constantes, além de existirem variáveis incontroláveis que podem empatar o fornecimento do material, como acidentes no transporte, vias interditadas, entre outras. Por conta destes fatores, a presença de um estoque de segurança é imprescindível, e as decisões irão se basear em estimativas de lead time e demanda.
Para o momento de ressuprimento a abordagem mais utilizada é a de revisão contínua. A revisão contínua não é um processo complexo. Conhecendo o lead time médio e a demanda média é possível encontrar o nível de ressuprimento. Registrado o nível de ressuprimento de cada material do estoque, o gerente de estoque irá monitorar os materiais, e relizar o pedido no momento em que o nível for atingido.
A imagem acima apresenta um esquema da abordagem de revisão contínua. A medida que o tempo passa o nível de estoque é consumido a um ritmo constante. No momento em que o lead time for igual ao período esperado para que o nível de estoque atinja zero, se encontra o ponto de ressuprimento.
Apesar de parecer um esforço repetitivo, observar os níveis de cada produto, a abordagem da revisão contínua não é se enquadra como um desperdício. Quando se monitora os níveis de estoque de cada produto, é possível reabastecer de acordo com o Lote Econômico de compra, que minimiza os custos da operação de aquisição e armazenagem.
5. Utilize indicadores de desempenho
A utilização de indicadores de desempenho é fundamental para saber se o estoque está sendo bem gerenciado ou não. Com os resultados fornecidos pelos indicadores, o gestor saberá qual a melhor decisão a ser tomada, realizando ações corretivas mais eficientes e planejando de as ações preventivas de forma mais eficiente.
Alguns dos indicadores mais utilizados pelos gestores de estoques e suas aplicações:
a) Giro de estoque
O giro de estoque representa o quanto um produto sai do estoque. Se um material sai muito, ele tem um alto giro, se sai pouco, tem um baixo giro. Este indicador pode ser traduzido em diversas informações. Por exemplo, os produtos de menos giro não estão vendendo bem, portanto estratégias comercias ou alguma alteração de fornecedores pode elevar o giro destes produtos.
b) Cobertura de estoque
A cobertura de estoque representa até quando o estoque atual pode suprir as demandas dos consumidores. É um indicador muito importante para se observar no momento de elaborar planejamentos e ações futuras.
c) Perdas no estoque
Este indicador representa as perdas que ocorrem no processo de armazenagem dos produtos no estoque. Uma maior perda indica um processo com falhas, e que necessita de ações corretivas para diminuir os prejuízos.
d) Ruptura de estoque
A ruptura de estoque se aplica em negócios que vendem produtos iguais e de marcas diferentes. Se existem 4 marcas e 1 se encontra em falta, existe uma ruptura de estoque de 25%. Juntamente ao giro de estoque, a ruptura auxilia na elaboração e estratégias comercias e composição do mix de produtos.
Conclusão
Os 5 tópicos discutido são os conceitos básicos para um bom gerenciamento de estoques. É importante que os empresários e empresárias comecem a se familiarizar com estes conceitos para potencializar ao máximo a rentabilidade de suas operações a partir de uma gestão de estoques efetiva.
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Referências
AROZO, Rodrigo do. Monitoramento de desempenho na gestão de estoque. Centro de estudos em logística- COPPEAD- UFRJ, março. 2006.
GARCIA, Eduardo et. al. Gestão de estoques, otimizando a logística e a cadeia de suprimentos.1. ed. Rio de Janeiro: E-papers, 2006
MARTELLI, Leandro Lopez. PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE NAS ORGANIZAÇÕES. Revista Gestão Industrial, Paraná, p. 171-184, maio 2015.
SLACK, Nigel. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 2006.
